Tietosuoja ja evästeet

Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Hotel Julie käsittelee henkilötietoja asiakassuhteissa, varauksissa, markkinoinnissa ja verkkosivuston käytön yhteydessä.

1) Rekisterinpitäjä

Hotel Julie (Y-tunnus 2345923-6), jäljempänä “Yhtiö”
Osoite: Valimontie 3, 80710 Lehmo
Puhelin: 010 322 1910
Sähköposti: sales@hoteljulie.fi

2) Rekisterin nimi

  • Asiakas- ja markkinointirekisteri

  • Internetsivujen evästerekisteri

3) Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (GDPR). Käsittelyn oikeusperuste voi olla:

  • Sopimus tai sopimusta edeltävät toimet (esim. varaukset, tarjouspyynnöt, asiakaspalvelu)

  • Suostumus (esim. sähköinen suoramarkkinointi ja markkinointievästeet)

  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhteen hoitaminen, palvelun kehittäminen, väärinkäytösten ehkäisy)

  • Lakivelvoite (esim. kirjanpitoon liittyvät velvoitteet, viranomaispyynnöt)

Käsittelyn tarkoitukset ovat mm.:

  • varausten ja asiakassuhteiden hoitaminen (yhteydenpito, palvelun tuottaminen)

  • laskutus ja maksuihin liittyvät toiminnot

  • asiakaspalvelu ja palautteiden käsittely

  • myynnin ja palvelun kehittäminen sekä raportointi/analysointi

  • markkinointi ja viestintä (rekisteröidyn valintojen ja lain mukaisesti)

  • verkkosivuston toimivuus, turvallisuus ja käyttökokemuksen parantaminen

Tietoja säilytetään pääosin sähköisissä järjestelmissä (esim. varausjärjestelmä, CRM, sähköposti ja muut vastaavat järjestelmät).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4) Tietosisältö

Asiakas- ja markkinointirekisteriin voidaan tallentaa esimerkiksi:

  • perustiedot ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti)

  • varausta ja asiointia koskevat tiedot (esim. varaustiedot, palvelut/tuotteet, laskutustiedot)

  • viestintä ja yhteydenotot (esim. sähköpostit, lomakeviestit, asiakaspalvelutilanteet)

  • markkinointiluvat ja -kiellot

  • mahdolliset asiakaspalautteet

  • verkkosivuston tekniset tiedot evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla (ks. kohta 10)

Yhtiö käsittelee vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

5) Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi:

  • varaus- ja yhteydenottolomakkeet verkkosivuilla

  • sähköposti ja puhelin

  • asiakastapaamiset ja palvelun käytön yhteydessä annetut tiedot

  • evästeet ja vastaavat teknologiat verkkosivustolla

  • julkiset tietolähteet (soveltuvin osin)

6) Tietojen säännönmukaiset luovutukset ulkopuolisille

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.

Tietoja voidaan luovuttaa:

  • rekisteröidyn kanssa erikseen sovittaessa

  • viranomaisille, jos laki tai viranomaismääräys sitä edellyttää

Lisäksi Yhtiö voi käyttää palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä), kuten varaus-/maksupalveluiden, IT- ja hosting-palveluiden sekä analytiikka- ja markkinointityökalujen toimittajia. Tällöin tietoja käsitellään Yhtiön lukuun sopimusten ja ohjeistusten mukaisesti.

7) Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Jos Yhtiö käyttää palveluntarjoajia, joiden käsittelyyn voi sisältyä siirtoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisilla suojatoimilla (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet).

8) Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja voivat käsitellä vain henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

  • Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja rajattuja.

  • Järjestelmät ja työasemat on suojattu asianmukaisesti.

  • Manuaalinen aineisto (jos sellaista on) säilytetään lukitussa tilassa.

9) Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • tarkastaa itseään koskevat tiedot

  • vaatia virheellisten tietojen oikaisua

  • pyytää tietojen poistamista (GDPR:n edellytyksin)

  • rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

  • vastustaa käsittelyä, kun perusteena on oikeutettu etu (erityisesti suoramarkkinointi)

  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun se on sovellettavissa

  • peruuttaa suostumus milloin tahansa (ei vaikuta ennen peruutusta tehtyyn käsittelyyn)

Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti (yhteystiedot kohdassa 1). Pyynnöt käsitellään GDPR:n mukaisessa ajassa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

10) Verkkosivujen evästeiden käyttöperiaatteet

Yhtiön internetsivuilla hoteljulie.fi voidaan kerätä tietoja evästeiden (cookies) ja vastaavien teknologioiden avulla (esim. anonyymit käyttötiedot, selain, päätelaite ja sivukäyttäytyminen). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi, kun verkkosivusto ladataan selaimeesi.

Verkkosivustomme voi käyttää:

  • Välttämättömiä evästeitä (sivuston toiminnallisuus ja tietoturva)

  • Seurannallisia evästeitä (käytön mittaaminen ja kehittäminen)

  • Mainosevästeitä (markkinoinnin kohdentaminen ja kampanjoiden mittaaminen – vain suostumuksella)

Evästeasetuksia hallitaan evästebannerin kautta, jossa voit hyväksyä tai hylätä evästekategoriat sekä muuttaa valintojasi myöhemmin.